BUREAUTIQUE ET INFORMATIQUE A PARIS
En ce qui concerne l’exécution, les opérations de back-office sont un élément crucial de toute organisation. Les agents de voyages sont souvent vus équilibrer et mémoriser les clients et les revenus au cours du mois. Pour les agents de voyages et les agences, l’identification et l’extraction des activités manuelles est une tâche difficile en raison de la nature des processus bien intégrés au niveau du back-end. Par conséquent, cela nécessite l’identification de ces activités manuelles au tout début.
Vous trouverez ci-dessous quelques activités manuelles que les agents rencontrent dans le cadre de leur routine de travail et qui peuvent être remplacées par l’automatisation dans les bureaux principaux:
1) Comptabilité et rapports
Étant donné que l’allocation des revenus via le compte est relativement plus facile, elle se distingue toujours des coûts. Pourquoi coûte? Parce qu’il est difficile de calculer le coût des ventes pour différents comptes en fonction des efforts. Envisagez de connaître le nombre d’heures investies dans le compte chaque mois, puis de le capturer dans des feuilles de calcul. Que diriez-vous de rapporter le coût exact et d’analyser la rentabilité des comptes individuels? Le suivi manuel des paiements, des commissions et des revenus de réservation est une tâche complexe, longue et sujette à des erreurs. Par conséquent, utiliser un logiciel d’agence de voyages efficace pour les rapports ponctuels et le calcul des coûts sans beaucoup de main-d’œuvre / travail manuel peut être une bonne décision. Ici, l’utilisation de la technologie réduira la main-d’œuvre requise et les erreurs manuelles.
2) Services de compte de voyage liés à la Business Intelligence
Fournir des rapports progressifs sur les habitudes de voyage, le respect de la politique de voyage, etc., peut ajouter à la valeur commerciale des agents de voyages, mais cela implique certainement beaucoup de travail manuel. Cela augmente encore la dépense de main-d’œuvre et aboutit à une étape insignifiante de mauvaise compétitivité, entraînant ainsi une perte de revenus. Par conséquent, l’automatisation du back-end office est indispensable pour réduire les coûts de main-d’œuvre et améliorer la productivité, en réduisant la consommation de temps grâce à ses applications intégrées.
3) Règles commerciales et gestion des revenus
Les agences de voyages travaillent avec un large éventail de clients, d’agents et de fournisseurs. Ils varient en termes de type, emplacement, taille, réservation, etc. et nécessitent des règles commerciales distinctes, telles que des majorations et des marges basées sur des critères prédéfinis pour une gestion efficace des revenus. Les processus traditionnels exigent l’application manuelle de ces règles métier pour chaque transaction et sur plusieurs entités.
Supposons que vous ayez des majorations différentes pour les vols et les hôtels et que vous ayez également une structure de commission pour les sous-agents en fonction du nombre de réservations qu’ils effectuent. Chaque fois que vous ou votre sous-agent effectuez une réservation, vous devez appliquer manuellement la majoration correspondante selon qu’il s’agisse d’une réservation de vol, d’une réservation d’hôtel ou d’une réservation de voiture. Vous devrez également calculer les commissions dont vous avez besoin pour payer votre sous-agent, en fonction de sa classe. Si vous faites b2c, vous devrez peut-être même appliquer un balisage supplémentaire basé sur la classe de client.
Si vous effectuez 5 à 10 réservations par mois, ce n’est peut-être pas un si gros problème, mais si vous effectuez des centaines de réservations par mois ou plus, faire tout cela manuellement pour chaque réservation peut devenir extrêmement chronophage et sujet aux erreurs. Un système d’agence de voyages peut automatiser ce processus et vous faire économiser beaucoup de temps et de main-d’œuvre. Il vous suffit de configurer les politiques une fois et le système les appliquera automatiquement à chaque réservation.
4) Commissions des fournisseurs et des agents
Le calcul des commissions des sous-agents et des vendeurs ou fournisseurs tels que les compagnies aériennes, les hôtels, les agences de location de voitures, etc. peut devenir trop déroutant par rapport au revenu total généré. Un ERP de voyage sophistiqué peut aider à calculer les commissions impayées, à débloquer les paiements et à notifier les comptes des montants restants ou dus.
5) Changements d’itinéraire de dernière minute
Les comptes de voyages d’entreprise modifient souvent les plans de voyage au dernier moment. Par conséquent, le personnaliser manuellement à chaque fois est un travail fastidieux qui rend la gestion des comptes d’entreprise moins flexible pour les agents de voyages. Grâce à un système intégré automatisé à l’arrière-plan, les agents de voyages peuvent apporter des modifications flexibles aux plans de voyage sans compromettre le temps. Cela vous aidera à mieux gérer les relations de compte et à ne pas perdre la mise en œuvre des modifications de dernière minute.
Comment automatiser votre back office?
Un ERP de voyage est conçu pour fournir des applications intégrées qui fonctionnent aussi bien pour les processus d’affaires du front-office que du back-office. Une majorité de services ou de processus dans une organisation comprend la paie, les ressources humaines et la comptabilité.
De même, les ERP ont la capacité de rendre ces rôles efficacement grâce à leurs applications logicielles principales qui peuvent aider les agents de voyages à avoir des processus normalisés et ainsi réduire le coût pour l’entreprise / les agents. Les structures / modèles de données communs et les processus standardisés sont les valeurs les plus importantes que ces ERP peuvent ajouter au back-office des agents. C’est en raison de l’absence de l’un de ces aspects ou des deux, que les activités manuelles sont menées dans des systèmes non intégrés.
Grâce à des structures de données communes, les informations peuvent être rassemblées et rédigées une fois et peuvent être mises à jour ou personnalisées à des niveaux individuels selon les besoins, ajoutant ainsi de la flexibilité aux processus et, par conséquent, la communication d’informations ou de données devient une tâche facile tous les jours.
L’intelligence d’affaires est le besoin de l’heure pour les agents de voyages afin d’avoir un flux systématique et structuré de processus de travail tels que la comptabilité et la paie où le flux d’informations doit être fluide.
Les agents de voyages doivent comprendre comment la gestion des voyages peut être simplifiée grâce à l’automatisation du backend office en remplaçant les activités de travail manuel par des applications logicielles qui réduisent la fréquence des erreurs manuelles.
L’investissement dans des logiciels d’automatisation ou des ERP dédiés pour les agents de voyages est un investissement ponctuel qui peut résoudre les problèmes de main-d’œuvre et les problèmes de gestion des agents de voyages.
Compte tenu de l’évolution récente de l’industrie du voyage et du tourisme, il y a eu une poussée soudaine dans la nature concurrentielle de l’industrie du voyage, qui exige des investissements audacieux et des fonctions axées sur les résultats pour être mis en place pour une efficacité accrue.
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