BUREAUTIQUE ET INFORMATIQUE A PARIS
Envoyez-vous toujours des masses de documents papier par FAX afin qu’ils puissent être mis sur papier du côté de la réception afin d’être classés ou jetés?
Lorsque FAX était le seul moyen pratique d’envoyer un document papier à un autre endroit pour un traitement ultérieur, les entreprises de télécommunications appréciaient le revenu, c’est un processus lent à une minute par page ou plus et très lucratif pour un fournisseur de télécommunications.
Aujourd’hui, il existe de meilleures façons de le faire, en utilisant un appareil appelé expéditeur de document. Un expéditeur de document permet au document numérisé d’être envoyé électroniquement sous forme d’e-mail ou de FAX, donc si votre destinataire vit toujours dans l’ancien monde des télécopieurs, vous pouvez l’envoyer là-bas.
Si vous l’envoyez dans votre propre organisation ou à un destinataire moderne, vous voudrez probablement l’envoyer par e-mail, d’une part c’est beaucoup plus rapide, d’autre part cela ne vous coûte rien si vous avez déjà une connexion Internet de toute façon.
Quelques chiffres simples: l’envoi de 20 pages par jour d’Austin, Texas à Philadelphie via FAX à 0,10 USD la minute vous coûte annuellement 400,00 USD côté envoi, plus 50 USD pour l’entretien du télécopieur et 30 USD de puissance (environ 30 Watts ) en veille. Un expéditeur de document consomme normalement moins de 10 watts d’énergie en veille.
Les appliances d’envoi de documents peuvent normalement accepter une large gamme de périphériques de numérisation USB standard, ce qui vous permet de sélectionner les capacités de numérisation et le prix appropriés. Avec les télécopieurs, vous êtes limité au format de papier FAX standard, avec les périphériques de numérisation, vous pouvez sélectionner le format approprié.
Un «expéditeur de document» est ce que j’appelle un dispositif de convergence. Comme avec une appliance de réception de fax dédiée, l’appliance dédiée à l’expéditeur de documents réduira considérablement la quantité de papier imprimé dans ou entre les organisations, tout en accélérant davantage le flux et la distribution des informations.
Les expéditeurs de documents à la pointe de la technologie vous permettent pour chaque utilisateur de configurer un carnet d’adresses individuel pour les numéros de courrier électronique ou de télécopie et exigent que l’utilisateur s’identifie auprès de l’expéditeur du document avant de pouvoir utiliser le périphérique. De cette façon, personne ne peut envoyer ou télécopier un document par courrier électronique au nom de quelqu’un d’autre.
Dans des environnements tels que le juridique, le gouvernement ou le médical, où il existe des règles strictes sur les documents envoyés et où, une appliance Document Sender convient parfaitement car elle peut être configurée et gérée de manière centralisée pour appliquer les politiques et les contrôles requis.
Si nécessaire, un expéditeur de document peut stocker dans un service central s’exécutant sur un PC ou un serveur, de sorte que qui a envoyé quoi à qui et quand peut être enregistré dans une base de données centrale et peut être récupéré si nécessaire pour l’analyse.
Les économies d’énergie, de papier, de rapidité de livraison, de responsabilité et de contrôle d’accès aux ressources de votre entreprise sont tous des arguments puissants pour utiliser les appliances Document Sender au lieu d’un télécopieur. Toutes ces raisons se combinent et font de l’utilisation d’un tel dispositif un incontournable pour toutes les organisations grandes et petites. Ainsi, lorsque vous sélectionnez un télécopieur la prochaine fois, pensez aux «appareils émetteur de document et récepteur de télécopie» comme une solution alternative.
Fournisseur de bureautique, informatique, mobilier, consommables, fourniture