BUREAUTIQUE ET INFORMATIQUE A PARIS
« Le premier système de base de données interactif en ligne en temps réel était la comptabilité en partie double qui a été développée par les marchands de Venise en 1200 après JC »
– Loi de Bryce
Le travail des systèmes n’est pas aussi difficile qu’on pourrait le penser. Cependant, nous avons tendance dans ce métier à compliquer les choses en changeant le vocabulaire du travail des systèmes et en introduisant des concepts et des techniques alambiqués, ce qui rend difficile la production de systèmes de manière cohérente. Par conséquent, il y a une tendance à réinventer la roue à chaque projet de développement de systèmes. Je crois que je dois à mes prédécesseurs et à l’industrie dans son ensemble de décrire la théorie des systèmes de base, afin que les gens puissent trouver le terrain d’entente nécessaire pour communiquer et travailler. Heureusement, il n’y a que quatre concepts faciles mais importants à saisir que je vais essayer de définir aussi succinctement que possible.
1. IL Y A TROIS PROPRIÉTÉS INHÉRENTES À TOUT SYSTÈME
Quel que soit le type de système, qu’il s’agisse d’un système d’irrigation, d’un système de relais de communication, d’un système d’information ou autre, tous les systèmes ont trois propriétés de base:
A. Un système a un but – comme distribuer de l’eau à la vie végétale, faire rebondir un signal de communication à travers le pays vers les consommateurs, ou produire des informations que les gens peuvent utiliser dans leurs affaires.
B. Un système est un groupement de deux ou plusieurs composants qui sont maintenus ensemble par une liaison commune et cohésive. La liaison peut être de l’eau comme dans le système d’irrigation, un signal hyperfréquence tel qu’utilisé dans les communications ou, comme nous le verrons, des données dans un système d’information.
C. Un système fonctionne régulièrement et, en tant que tel, il est prévisible en termes de comment il fonctionne et de ce qu’il produira.
Tous les systèmes adoptent ces propriétés simples. Sans aucun d’eux, ce n’est, par définition, pas un système.
Pour nos besoins, le reste de cet article se concentrera sur les «systèmes d’information» car c’est ce que nous essayons normalement de produire pour les entreprises. En d’autres termes, le développement d’un agencement ordonné ou d’un regroupement de composants dédiés à la production d’informations pour soutenir les actions et les décisions d’une entreprise particulière. Les systèmes d’information sont utilisés pour payer les employés, gérer les finances, fabriquer des produits, surveiller et contrôler la production, prévoir les tendances, traiter les commandes des clients, etc.
Si l’intention du système est de produire des informations, nous devons bien comprendre de quoi il s’agit …
2. INFORMATION = DONNÉES + TRAITEMENT
L’information n’est pas synonyme de données. Les données sont la matière première nécessaire pour produire des informations. Les données en elles-mêmes n’ont aucun sens. Il s’agit simplement d’un élément unique utilisé pour identifier, décrire ou quantifier un objet utilisé dans une entreprise, tel qu’un produit, une commande, un employé, un achat, une expédition, etc. Un élément de données peut également être généré sur la base d’une formule tel qu’utilisé dans un calcul; par exemple:
Net-Pay = Gross-Pay – FICA – Assurance – City-Tax – Union-Dues – (etc.)
Ce n’est que lorsque les données sont présentées dans un arrangement spécifique à l’usage de l’être humain qu’elles deviennent des informations. Si l’être humain ne peut pas agir sur lui ou fonder une décision sur lui, ce ne sont que des données brutes. Cela implique que les données sont stockées et que les informations sont produites. Elle dépend également des désirs et des besoins de l’être humain (le consommateur d’informations). L’information peut donc être définie comme « l’intelligence ou la perspicacité tirée du traitement et / ou de l’analyse des données. »
L’autre variable de notre formule est le «traitement» qui spécifie comment les données doivent être collectées, ainsi que leur extraction afin de produire des informations. Ceci est finalement motivé par le moment où l’être humain doit prendre certaines actions et décisions. L’information n’est pas toujours nécessaire «sur demande» (aka «sur demande»); parfois, il est nécessaire une fois par jour, hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel, etc. Ces nuances de calendrier détermineront en fin de compte la manière dont les données sont collectées, stockées et extraites. Pour illustrer, supposons que nous collectons des données une fois par semaine. Quel que soit le nombre de fois que nous interrogeons la base de données dans la semaine, les données ne seront valides qu’à partir de la dernière mise à jour hebdomadaire. En d’autres termes, nous verrons les mêmes résultats tous les jours pendant une semaine. Cependant, si nous devions collecter les données plus fréquemment, par exemple périodiquement tout au long de la journée, notre requête produira des résultats différents tout au long de la semaine.
Notre formule «I = D + P» fait un point important: si les données sont modifiées, mais que le traitement reste le même, les informations changeront. Inversement, si les données restent les mêmes, mais que le traitement change, les informations changeront également. Cela conduit à un argument convaincant pour gérer les données et le traitement séparément par des ressources égales qui peuvent être manipulées et réutilisées pour produire des informations selon les besoins.
3. LES SYSTÈMES SONT DE NATURE LOGIQUE ET PEUVENT ÊTRE MIS EN PLACE PHYSIQUEMENT DE PLUSIEURS MANIÈRES
Un système d’information est un ensemble de processus (aka, «sous-systèmes») pour collecter et stocker des données, pour récupérer des données et produire des informations, ou une combinaison des deux. Le lien cohésif entre ces composants est constitué des données qui doivent être partagées et réutilisées dans tout le système (ainsi que dans d’autres systèmes). Vous remarquerez que nous n’avons pas encore discuté de la manière la plus appropriée de mettre en œuvre physiquement les processus, par exemple par l’utilisation de processus manuels, de programmes informatiques ou d’autres technologies de bureau. En d’autres termes, à ce stade, les sous-systèmes du système définissent simplement de manière logique QUELLES données doivent être traitées, QUAND elles doivent être traitées, et qui consommera les informations (alias «utilisateurs finaux»), mais il le fait très certainement ne pas préciser COMMENT le sous-système doit être mis en œuvre.
Ensuite, les développeurs déterminent une approche appropriée pour la mise en œuvre physique de chaque sous-système. Cette décision devrait en fin de compte être fondée sur l’aspect pratique et la rentabilité. Les sous-systèmes peuvent être mis en œuvre à l’aide de procédures manuelles, de procédures informatiques (logiciels), de procédures bureautiques ou de combinaisons des trois. Selon la complexité du sous-système, plusieurs procédures peuvent être impliquées. Quelles que soient les procédures sélectionnées, les développeurs doivent établir les relations de précédent dans l’exécution des procédures, soit séquentiellement, itérativement, de choix (permettant ainsi des chemins divergents). En définissant les procédures de cette manière, du début à la fin, les développeurs définissent le «flux de travail» du sous-système, qui spécifie COMMENT les données seront physiquement traitées (y compris comment elles doivent être créées, mises à jour ou référencées ).
La définition logique des systèmes d’information est bénéfique pour deux raisons:
* Il prévoit la prise en compte d’autres implémentations physiques. La façon dont un développeur le conçoit peut très bien être différente de celle du développeur suivant. Il fournit également les moyens de déterminer efficacement comment un progiciel acheté peut satisfaire les besoins. Là encore, la décision de sélectionner une mise en œuvre spécifique doit être fondée sur l’aspect pratique et la justification des coûts.
* Il offre une indépendance par rapport aux équipements physiques, simplifiant ainsi la migration vers une nouvelle plateforme informatique. Cela ouvre également la porte à la portabilité du système, par exemple; notre cabinet de conseil a aidé un grand conglomérat Fortune 500 à concevoir un système de paie logique unique qui a été implémenté sur au moins trois plates-formes informatiques différentes utilisées par leurs différentes unités d’exploitation; bien qu’ils aient physiquement fonctionné différemment, c’était tout le même système de base produisant la même information.
Ces considérations logiques et physiques conduisent à notre concept final …
4. UN SYSTÈME EST UN PRODUIT QUI PEUT ÊTRE CONÇU ET FABRIQUÉ COMME TOUT AUTRE PRODUIT.
Un système d’information peut être décrit sous la forme d’une hiérarchie à quatre niveaux (également appelée «structure système standard»):
NIVEAU 1 – Système
NIVEAU 2 – Sous-systèmes (également appelés «processus métier») – 2 ou plus
NIVEAU 3 – Procédures (manuelles, informatiques, bureautiques) – 1 ou plus pour chaque sous-système
NIVEAU 4 – Programmes (pour les procédures informatiques) et étapes (pour toutes les autres) – 1 ou plus pour chaque procédure
Chaque niveau représente un niveau différent d’abstraction du système, du général au spécifique (aka, « raffinement par étapes » comme trouvé dans la conception). Cela signifie que la conception est un effort descendant. Lorsque les concepteurs descendent dans la hiérarchie, ils finalisent les décisions de conception. À tel point qu’au moment où ils ont fini de concevoir le niveau 4 pour une procédure informatique, ils devraient être prêts à écrire le code source du programme basé sur des spécifications approfondies, éliminant ainsi les conjectures de la programmation.
La structure hiérarchique d’un système d’information n’est essentiellement pas différente de tout autre produit commun; pour illustrer:
NIVEAU 1 – Produit
NIVEAU 2 – Assemblage – 2 ou plus
NIVEAU 3 – Sous-ensemble – 1 ou plus pour chaque ensemble
NIVEAU 4 – Fonctionnement – 1 ou plus pour chaque sous-ensemble
Encore une fois, le produit est conçu de haut en bas et assemblé de bas en haut (comme dans les chaînes de montage). Ce processus est communément appelé conception par «explosion» (de haut en bas) et mise en œuvre par «implosion» (de bas en haut). Un système d’information n’est pas différent en ce qu’il est conçu de haut en bas, testé et installé de bas en haut. En termes d’ingénierie, ce concept de système / produit est communément appelé «nomenclature à quatre niveaux» où les différents composants du système / produit sont définis et liés les uns aux autres à différents niveaux d’abstraction (du général au spécifique ).
Cette approche suggère également un développement parallèle. Une fois le système conçu en sous-systèmes, des équipes distinctes de développeurs peuvent concevoir indépendamment les sous-systèmes en procédures, programmes et étapes. Cela est rendu possible par le fait que toutes les exigences en matière de données ont été identifiées car le système a été logiquement subdivisé en sous-systèmes. Les données sont le lien cohésif qui maintient le système ensemble. Du point de vue de l’ingénierie / fabrication, ce sont les «pièces» utilisées dans le «produit». En tant que telle, la gestion des données devrait être reléguée à un groupe distinct de personnes à contrôler de la même manière qu’une fonction de «gestion des matériaux» (inventaire) dans une entreprise de fabrication. Ceci est communément appelé «gestion des ressources de données».
Ce processus permet un développement parallèle, qui est une utilisation plus efficace des ressources humaines sur le travail de projet par opposition au goulot d’étranglement d’un processus de développement séquentiel. Des sections entières du système (sous-systèmes) peuvent être testées et livrées avant les autres, et, comme les données sont gérées séparément, nous avons l’assurance qu’elles s’emboîteront toutes de manière cohérente à la fin.
La structure standard du système est également utile du point de vue de la gestion de projet. Tout d’abord, il est utilisé pour déterminer la structure de répartition du travail (WBS) pour un projet complet avec des relations précédentes. Le réseau du projet est ensuite utilisé pour estimer et planifier le projet en partie et en totalité. Par exemple, chaque sous-système peut être tarifé et programmé séparément, donnant ainsi aux sponsors du projet la possibilité de choisir les parties du système qu’ils souhaitent au début du projet.
La structure standard du système simplifie également la mise en œuvre des modifications / améliorations du système. Au lieu de repenser et de reconstruire des systèmes entiers, des sections de la hiérarchie du système peuvent être identifiées et remodelées, ce qui permet d’économiser beaucoup de temps et d’argent.
Cette analogie entre un système et un produit est hautement crédible et vraiment remarquable. Ici, nous pouvons prendre un concept éprouvé issu de l’ingénierie et de la fabrication et l’appliquer à la conception et au développement de quelque chose de beaucoup moins tangible, à savoir les systèmes d’information.
CONCLUSION
Eh bien, c’est tout, les quatre concepts cardinaux de la théorie des systèmes d’information. J’ai délibérément essayé de garder cette thèse concise et concise. J’ai également évité l’introduction de tout vocabulaire cryptique, démontrant ainsi que la théorie des systèmes peut être facilement expliquée et enseignée afin que tout le monde puisse la comprendre et la mettre en œuvre.
La théorie des systèmes n’a pas besoin d’être plus compliquée qu’elle ne l’est en réalité.
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