BUREAUTIQUE ET INFORMATIQUE A PARIS
MS CRM est très proche de l’automatisation des flux de documents, y compris les documents Microsoft Office: mots, Excel, etc. Le flux de travail des documents a été parfaitement automatisé il y a environ 10 ans dans Lotus Notes Domino. Dans ce petit article, nous décrivons la solution basée sur l’intégration de MS CRM avec MS SharePoint.
Microsoft CRM est un nouvel acteur sur le marché des applications CRM et il gagne des parts de marché. Ayant un paradigme différent dans sa conception (il mise sur le système d’exploitation et les technologies Microsoft et ignore complètement les plates-formes alternatives, telles que UNIX, Linux, Oracle, etc.). Le marché de Microsoft CRM est très diversifié: du petit (5 utilisateurs) au grand (plusieurs centaines de licences utilisateur MS CRM) et il sert une variété d’industries: transport, logistique, avocats, fonds de pension, haute technologie et bien d’autres. Le déploiement de technologies telles que Windows Active Directory, Microsoft Exchange 2003/2000, SQL Server, Crystal Reports Enterprise, Biztalk, Microsoft Outlook, Internet Explorer, Microsoft Great Plains et Navision dans un proche avenir – fait de CRM un système apprécié des services informatiques orientés Microsoft.
Allons droit au sujet.
Le problème majeur lié au stockage de documents dans MS CRM sous forme de pièces jointes à Activity est l’incapacité de travailler sur ces fichiers joints en coopération avec d’autres collègues, qui n’ont pas à utiliser CRM. Lorsque plusieurs personnes de service traitent des demandes du même client, cela est nécessaire. Actuellement, vous pouvez utiliser un autre moyen lorsque vous stockez des documents de bureau dans les dossiers de votre système de fichiers et lorsque vous modifiez un document, vous l’enregistrez et le rattachez à CRM. Cela n’est pas pratique, car cela nécessite d’abord que tous vos utilisateurs d’édition aient des licences CRM, ce qui retarde la mise en œuvre du CRM.
Nous semblons une popularité croissante des systèmes de stockage de documents, comme Microsoft SharePoint, Oracle Files, etc. De tels systèmes, en cours de mise en œuvre, vous permettent de gagner du temps, liés aux révisions et aux versions de documents, aux cycles d’approbation et aux flux de travail, à l’accès Web via des systèmes de portails Web, etc. .
L’objectif de notre produit est l’intégration de Microsoft SharePoint avec MS CRM pour le stockage de documents. Jetons un coup d’œil aux détails techniques de la réalisation de haut niveau:
o La principale modification du côté MS CRM est le changement de comportement standard du système lorsque vous ouvrez la pièce jointe dans Activité. Le CRM standard non modifié vous suggère de stocker les documents dans le système de fichiers. La version modifiée endommage le document dans la bibliothèque de documents SharePoint (la bibliothèque requise est sujette à la configuration par l’administrateur système MS CRM) ou conservez-le dans MS CRM tel quel (pour les documents d’importance mineure). À partir du moment où le document est enregistré dans la bibliothèque de documents SharePoint, il n’est pas stocké dans MS CRM – CRM stockera désormais uniquement le lien / la référence au document. Vous avez également la possibilité d’ouvrir et de modifier le document sur le lieu d’ouverture, ce qui accélère considérablement les performances de l’utilisateur MS CRM.
oTable, le stockage des liens vers les documents se trouve dans une base de données séparée et ne traite pas des tables MS CRM (vous savez que vous êtes interdit de faire des changements de structure dans MS CRM db)
o L’enregistrement des documents dans le processus MS SharePoint se produit dans MS CRM et avec son assistance – le pont SharePoint, qui ajoute et met à jour le document existant dans la bibliothèque de documents de destination avec les appels MS SharePoint Web Services
oSur l’ajout dans la bibliothèque de documents, MS CRM – SharePoint bridge enregistre le document dans la table spéciale pour la future extraction de données ou l’enregistrement du mécanisme de notification
o Ensuite, les utilisateurs intéressés peuvent travailler avec les documents en utilisant simplement MS Office 2003 ou d’autres programmes / outils d’édition, en supposant que ces outils ont accès à MS SharePoint
oFeedback est fourni par le composant MS SharePoint Event Handler. Il s’agit d’un gestionnaire spécial, qui inspecte l’état des modifications de document, est transféré de MS CRM au stockage de documents (SharePoint) et informe le propriétaire de l’activité sur les modifications avec des notifications de page d’accueil (page d’accueil de l’utilisateur dans MS CRM). L’utilisateur peut à son tour consulter l’historique de l’édition du document – qui, quand et où est le changement
oActivité d’ouverture, où le document est «attaché», et en fait placé dans la bibliothèque de documents MS SharePoint, et en appuyant sur le bouton d’ouverture, l’utilisateur MS CRM obtient la version en direct des données
oCette approche vous permet de travailler en toute transparence avec le document MS CRM dans tout l’espace informationnel de votre entreprise
o Des améliorations supplémentaires à ce produit pourraient être la gestion de la bibliothèque de documents directement depuis MS CRM (interface Web – c’est-à-dire à distance), l’interface administrative pour la révision des documents MS Sharepoint, la possibilité de créer des rapports sur l’état de stockage des documents, la gestion des droits / accès (auteur, lecteur, contributeur etc) de MS CRM, intégration de pages de portail dans MS CRM pour n’en nommer que quelques-unes.
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