BUREAUTIQUE ET INFORMATIQUE A PARIS

Le rôle de la technologie dans les affaires est plus important que jamais. Il y a une nouvelle pression sur les ressources informatiques et financières pour aider d’autres départements, tels que les ressources humaines, les installations et le service client, à automatiser leurs processus métier. De plus, les utilisateurs finaux technophiles exigent un libre-service pour tout ce qu’ils font.

Traditionnellement, les entreprises utilisaient des formulaires manuels ou achetaient des outils ponctuels uniques conçus pour automatiser des fonctions spécifiques dictées par des besoins commerciaux et des flux de financement distincts. Malheureusement, ces solutions de gestion des processus métier sont généralement déconnectées de l’entreprise, nécessitent une personnalisation poussée et sont trop coûteuses pour s’adapter aux contraintes budgétaires d’une seule unité organisationnelle. Sans parler du fardeau qui incombe au service informatique d’acquérir, de maintenir et de prendre en charge des solutions à plusieurs points.

Le fait est que la plupart des unités organisationnelles souhaitent automatiser des activités de flux de travail similaires. Par exemple, recevoir une demande d’un utilisateur final, attribuer cette demande à un membre de l’équipe, obtenir des approbations, suivre et signaler la progression, etc.

Dans le même temps, les organisations essaient de réduire les coûts et cherchent des moyens inventifs de tirer le meilleur parti de leurs systèmes actuels.

Répondre à la demande

Comment une organisation répond-elle à la demande de solutions d’automatisation des processus métier sans se ruiner ni imposer une charge excessive aux ressources informatiques?

Une solution unique qui est:

• Suffisamment agile pour répondre aux exigences en constante évolution des entreprises d’aujourd’hui
• Suffisamment flexible pour répondre aux besoins des différentes unités organisationnelles, de leurs processus et de leurs utilisateurs
• Suffisamment sécurisé pour maintenir la confidentialité entre les données des différentes unités organisationnelles
• Suffisamment simple pour offrir de la valeur en peu de temps et sans personnalisation
• Suffisamment complet pour s’intégrer à une variété d’outils spécifiques au service

Au-delà de l’informatique

Les solutions de gestion des services informatiques basées sur le cadre ITIL (IT Infrastructure Library) sont parfaitement adaptées aux fonctions métier non informatiques. ITIL est un ensemble de directives qui conseille sur la manière de gérer l’informatique en tant qu’entreprise. Ce sont des directives générales et vagues qui peuvent facilement être traduites dans d’autres unités organisationnelles.

Toutes les unités organisationnelles fournissent une sorte de service. Par exemple, Facilities fournit des services de nettoyage, de matériel de bureau et de sécurité. Tous les fournisseurs de services reçoivent des demandes, ils gèrent les approbations, ils ont besoin de mesures et le suivi d’un processus aidera probablement l’entreprise à fonctionner correctement. ITIL a aidé le service informatique à passer d’une lutte constante contre les incendies à une planification plus minutieuse, à une meilleure communication et à une prestation de services structurée. Tirer parti des meilleures pratiques standardisées pour aider les unités organisationnelles non informatiques à «fonctionner comme une entreprise» ne peut certainement pas nuire.

Utilisations des processus métier non informatiques

· Gestion des installations

· Ressources humaines

· Assistance clientèle externe (centres d’appels)

· Comptabilité

· Sécurité

· Légal

· Suivi des ventes

· Gestion des patients HIPAA

· Entraînement

· Commercialisation

· Gestion de projet

Commencer

De nombreuses organisations qui ont étendu leur solution ITSM à d’autres départements ont commencé leur aventure avec un catalogue de services. Le catalogue de services démontre que les services commerciaux peuvent être demandés et suivis automatiquement. Présenter aux utilisateurs des services commerciaux dans une structure simple et familière les encourage à soumettre officiellement des demandes.

Si vous ne parvenez pas à démontrer comment une solution ITSM peut s’étendre à des processus métier non informatiques, créez un exemple de catalogue de services métier pour commencer. Stockez ce catalogue avec les services de divers départements, tels que le mobilier de bureau sur demande, les demandes de changement de nom, les claviers et les souris. Démontrez aux autres unités organisationnelles les diverses fonctionnalités et informations qui peuvent être configurées pour acheminer les demandes vers les équipes appropriées en fonction d’un flux de travail automatisé. Par exemple, le processus utilisé lorsqu’il y a une demande de nouvel embauche. Le nouvel employé a besoin de bureaux, de mobilier, de téléphone et de matériel informatique. Le processus d’exécution implique la coordination des tâches entre plusieurs groupes, notamment les RH, les installations, les télécommunications et l’informatique.

Sans automatisation, le processus d’intégration sera le chaos.

Imaginez simplement la possibilité de demander un espace de bureau pour une nouvelle recrue dans un catalogue de services, d’automatiser les contrôles de maintenance de routine sur les alarmes d’incendie et de rendre compte des tendances au sein de votre service client externe, le tout dans un environnement contrôlé par processus.

Avantages

Tirer parti des fonctionnalités ITSM autrefois traditionnelles (telles que la billetterie, les catalogues de services, les portails en libre-service, la gestion des changements, les approbations, la gestion des connaissances, les accords de niveau de service et le flux de travail) pour la gestion des services non informatiques en utilisant les meilleures pratiques standardisées est très logique sur le plan opérationnel financièrement.

• Obtenez un meilleur retour sur vos investissements informatiques – L’extension d’une solution unique de gestion des services à toutes les unités organisationnelles a un coût total de possession bien inférieur
• Justifier les dépenses budgétaires – Permettre à des unités commerciales disparates de partager le coût d’une solution unique
• Améliorez la qualité du service – Offrez une réponse plus rapide aux utilisateurs finaux / clients grâce au libre-service, à l’automatisation et au partage des connaissances
• Améliorer la communication interne – Partager les connaissances et connecter les processus de bout en bout entre plusieurs départements tels que les RH et les installations

La similitude marquée entre les processus informatiques et les processus non informatiques, depuis la soumission d’une demande, l’acceptation de la demande, la vérification du droit, la collecte des approbations, le traitement de la demande et la vérification de l’exécution réussie avec des pistes d’audit complètes, le suivi et le reporting, permet d’étendre le bon informatique Solution de gestion des services pour les processus non informatiques, une évidence.

De meilleurs processus, moins d’erreurs manuelles et l’automatisation entraîneront une baisse des coûts, une amélioration du moral des employés et des clients beaucoup plus satisfaits.

En conclusion

Pour que les entreprises excellent dans l’environnement de plus en plus concurrentiel d’aujourd’hui et restent agiles au milieu d’un changement constant, les organisations doivent automatiser les processus dans la mesure du possible. Dans le même temps, l’informatique est entraînée dans une multitude de directions et l’assistance aux unités non informatiques avec l’automatisation des processus métier ne figure pas en tête de liste des priorités. Présenter une solution qui consolide toutes les exigences de diverses unités organisationnelles, est simple à mettre en œuvre et à étendre, et rend l’automatisation des processus disponible là où elle n’existait pas auparavant, peut amener la direction informatique à faire évoluer une «solution de gestion des services partagés» vers cette priorité liste.

Source by Elisabeth Cullivan

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