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3 façons d’utiliser le DMS (logiciel de gestion de documents) pour plus que la numérisation et le stockage
Si vous utilisez un logiciel de gestion de documents uniquement pour réduire le papier, vous oubliez peut-être une multitude d’autres utilisations. Il existe de nombreuses autres façons de réduire les papiers; au cours des cinquante dernières années, la technologie a progressé au-delà de la simple capture de documents frontaux, des fichiers et du stockage. Les systèmes de gestion de documents sophistiqués comprennent aujourd’hui des outils intégrés de flux de travail, d’intégration, d’automatisation et de gestion des processus métier (BPM) qui augmentent considérablement la productivité et l’efficacité de votre organisation.
Dans l’économie actuelle, il est essentiel d’automatiser les processus dans la mesure du possible. Ceci est facilement accompli avec le bon logiciel de gestion de documents. Par exemple:
1. Rationalisation des opérations de back-office
La bonne solution de gestion de documents peut vous permettre de rationaliser l’ensemble du cycle de vie de diverses fonctions de back-office, telles que les comptes fournisseurs et les créances, car de nombreux systèmes peuvent être facilement intégrés à QuickBooks® ou à d’autres logiciels de comptabilité ou même à des systèmes internes. Les curriculum vitae des employés, les demandes de vacances et les approbations, les demandes de suggestions de clients, les congés de maladie, les demandes de prise de force, les augmentations de salaire et d’autres documents peuvent être instantanément capturés, stockés, récupérés, partagés et collaborés de manière transparente.
Pour rationaliser davantage votre flux de travail, le logiciel de gestion de documents inclut également la possibilité d’ajouter ou d’importer des documents tels que des télécopies, des e-mails Microsoft® Outlook, des documents de traitement de texte, des feuilles de calcul Excel ou des présentations PowerPoint.
2. Amélioration du service client
Les clients sont habitués à l’idée que les choses se font rapidement et efficacement. En stockant les enregistrements ou les documents clients par voie électronique, vous récolterez bientôt les avantages d’une meilleure satisfaction client. Le logiciel de gestion de documents permet à votre personnel de répondre aux demandes des clients ou aux demandes de service avec une commodité «un et fait», «un service rapide, rapide et rapide» est la clé de la satisfaction du client; aujourd’hui, d’autant plus que les documents et informations dont ils ont besoin sont immédiatement récupérables à portée de main.
3. Atténuation de la gestion des risques
Que ce soit HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), Sarbanes-Oxley, FOIA (Freedom of Information Act), SEC (Security and Exchange Commission), NASD (National Association Of Securities Dealers), The Patriot Act ou des dizaines d’autres États , lois fédérales ou de l’industrie – votre entreprise est probablement touchée d’une manière ou d’une autre. Avec le logiciel de gestion de documents, les informations confidentielles et privées sont protégées à tout moment, même lors du partage et du stockage de milliers de documents. Les dossiers des clients et du personnel ne seront jamais perdus, égarés, mal classés ou ne tomberont jamais entre de mauvaises mains.
En conclusion, n’oubliez jamais ces trois façons d’utiliser logiciel de gestion de documents (DMS): rationalisation des opérations de back-office, amélioration du service client et réduction de la gestion des risques; ils sont extrêmement importants pour le succès futur de votre entreprise.
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