BUREAUTIQUE ET INFORMATIQUE A PARIS
Automatisation de documents, assemblage de documents et génération de documents – ce sont toutes des façons de décrire le processus d’utilisation de modèles pour créer une documentation sans erreur.
Mais est-ce que l’une de ces descriptions est la plus précise de ce que fait réellement le logiciel?
Différents secteurs verticaux identifient différents avantages stratégiques dans les logiciels d’automatisation de documents. Les organisations telles que les banques ou les grands cabinets juridiques utilisent souvent la technologie d’automatisation des documents pour réduire les risques en minimisant l’interaction humaine avec la documentation.
Les documents juridiques, tels que les contrats, les formulaires d’assurance, les testaments, etc. sont notoirement instables – chaque fois qu’un organe directeur se réunit, les lois régissant les documents peuvent changer. Cette réalité – l’instabilité des documents juridiques – a cédé la place à des plateformes conçues spécifiquement pour automatiser la documentation juridique.
En ce qui concerne les banques ou les institutions financières, la principale proposition de valeur qui les attire vers les logiciels d’automatisation de documents est une meilleure documentation (et encore une fois, moins de risques). Toutes les institutions du secteur – des banques mondiales aux coopératives de crédit agricoles locales – ont le même problème: des experts non juridiques qui créent et exécutent des contrats contraignants d’une valeur considérable. Par conséquent, les banques ont besoin d’une plate-forme d’assemblage de documents capable de générer des contrats complexes et prêts à l’emploi. La partie commerciale est essentielle, car c’est l’élément humain dans la préparation des contrats qui peut conduire à une exposition juridique.
Les systèmes d’automatisation de documents ont commencé à fonctionner dans les cabinets d’avocats à la fin des années 1980, mais sont également applicables à tout environnement commercial où une documentation juridique complexe est régulièrement produite.
Par exemple, un système d’automatisation des documents pourrait être utilisé pour capter l’expertise d’un avocat chevronné dans le service juridique d’une banque. Cela permettrait à son tour au personnel non juridique des régions éloignées de générer des documents de prêt juridiquement contraignants avec une précision experte. Un tel système fonctionnerait en guidant un agent de crédit à travers les règles commerciales complexes de la préparation des documents de prêt, en fournissant des garanties et des conseils d’experts au moment de la saisie des données.
Ensuite, vous avez les avantages d’utiliser ce type de logiciel dans le cadre d’une solution de gestion des processus métier (BPM) plus large. Les entreprises intègrent régulièrement des logiciels spécialisés d’automatisation de documents avec le système BPM de leur choix en raison de sa bien plus grande capacité à gérer des documents extrêmement complexes. Ceci est fait même si un certain nombre de solutions BPM sont livrées avec des outils de base de création de documents. La nécessité d’une solution de production de documents plus sophistiquée est au moins en partie de répondre aux risques.
Les systèmes d’automatisation de documents de niveau entreprise, bien que différents des systèmes experts dans le développement d’une approche procédurale de la définition des règles métier, ont longtemps été utilisés dans un but similaire aux systèmes experts: capturer et utiliser les connaissances d’un expert dans le but de permettre aux non-experts les mêmes résultats. En termes de production de documents, il s’agit encore une fois de réduction des risques.
L’utilisation répétée de mots comme automatiser, générer ou assembler lors de l’examen des fonctionnalités et des capacités de ce type de logiciel encourage l’idée que les conventions de dénomination que j’ai commencé par mentionner sont exactes. Cependant, je dirais que le thème primordial de l’utilisation par l’industrie de ce type de technologie est de mieux gérer les risques.
Sur la base de cette observation, je propose de renommer la définition du logiciel en «logiciel d’atténuation des risques de document». Je ne sais pas si cela va se faire mais chaque révolution doit commencer quelque part.
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